Czym zajmuje się Wirtualna Asystentka? Poznaj najważniejsze zadania Wirtualnej Asystentki

Sporo mówi się na temat wirtualnej asysty. Jeszcze kilka lat temu zawód ten był mało popularny i niewiele osób w ogóle wiedziało o jego istnieniu. Teraz przedsiębiorcy coraz śmielej decydują się na korzystanie z usług WA. Warto więc poświęcić chwilę na to, żeby odpowiedzieć sobie, czym zajmuje się Wirtualna Asystentka? Jak może pomóc w prowadzeniu biznesu?

Prowadzenie korespondencji – zarządzanie skrzynką e-mail

Jednym z podstawowych zadań WA jest zarządzenie skrzynką mailową. Może to oznaczać jej porządkowanie, segregowanie i odpowiadanie na te wiadomości, które wymagają reakcji ze strony odbiorcy. Asystentka może też czytać e-maile, a następnie przygotowywać z nich skrócone raporty, które nadają się do tego, by przejrzeć je w kilka chwil i wyciągnąć wnioski w krótkim czasie.

Dzięki temu przedsiębiorca nie traci długich godzin na przeglądanie skrzynki odbiorczej. To też ułatwia skompresowanie odpowiadania na wiadomości do jednego bloku czasowego… a to oczywiście dobry sposób na zwiększenie swojej wydajności.

Tworzenie treści

Wirtualne asystentki bardzo często zajmują się tworzeniem treści. Pisanie tekstów na bloga, opisów produktów, wiadomości czy postów do mediów społecznościowych to chleb powszedni dla większości z nich. Podstawowe umiejętności copywriterskie są bardzo cenione w tym zawodzie. Oczywiście im są one większe, tym większe możliwości zatrudnienia ma sama WA.

Tworzenie treści jest czasochłonne (i pracochłonne), a często można połączyć je także z innymi usługami np. dobieraniem odpowiednich grafik do tekstów, ich optymalizacją pod SEO czy publikowaniem w wyznaczonych miejscach. To sporo drobnych czynności, które zajmują sporo czasu, wymagają zaangażowania i lekkiego pióra. Stąd też wielu przedsiębiorców woli je zlecić i nie zawracać sobie nimi głowy.

Prowadzenie kalendarza

Umawianie klientów, odwoływanie wizyt, potwierdzanie ich, przypominanie o umówionych spotkaniach i deadlinach, to całkiem poważne zajęcie, które wymaga dużej precyzji i sprawności organizacyjnej. W końcu chodzi o to, by kolejne spotkania nie dezorganizowały całego dnia pracy.

Koniecznie trzeba podkreślić, że z perspektywy przedsiębiorcy to ogromna oszczędność czasu. Zamiast zastanawiać się, co tak właściwie ma robić i za co się zabrać w pierwszej kolejności, może po prostu spojrzeć w kalendarz i realizować kolejne punkty.

W przypadku spotkań online jest to szczególnie duże ułatwienie. Wystarczy kliknąć o wyznaczonym czasie w link przygotowany przez WA, by połączyć się z rozmówcą.

Opieka nad stroną www

Strona internetowa wymaga uwagi. Nie można jej po prostu opublikować i liczyć na to, że już zawsze wszystko będzie z nią w porządku. O stronę www trzeba regularnie dbać. Stąd też WA może otoczyć stronę swoją opieką. Polega ona najczęściej na wykonywaniu aktualizacji motywów i wtyczek oraz wykonywaniu kopii zapasowych. Może ona objąć również aktualizację treści zgodnie z ustaloną strategią i harmonogramem.

Co oznacza dla klienta to, że jego strona www jest w dobrych rękach? Przede wszystkim mniej zmartwień. To oszczędzone godziny pracy, które można poświęcić na coś, co wymaga osobistej obecności albo po prostu na naładowanie baterii, które pozwalają na dalszą pracę.

Opieka nad Social Mediami

Żyjemy w czasach, w których bez mediów społecznościowych trudno wyobrazić sobie prowadzenie nowoczesnego biznesu. Można za nimi nie przepadać, można uważać, że pochłaniają zbyt dużo czasu… ale z pewnością skutecznie pomagają docierać do odbiorców i budować z nimi relacje. Stąd też oczywiste jest, że profile firmowe to must have.

Jednak dbanie o nie, o to, by regularnie publikować ciekawe treści i jeszcze wchodzić w interakcje z innymi użytkownikami bywa uciążliwe. Musimy przecież pamiętać, że wymaga to sporej uwagi i może być nawet pracą na cały etat. Zwłaszcza podczas wprowadzania nowego produktu czy prowadzenia konkretnej kampanii należy utrzymywać sporą aktywność. Trudno wyobrazić sobie, by przedsiębiorca zrezygnował ze swoich dotychczasowych obowiązków po to, by przygotowywać grafiki, filmiki i posty na SM, a potem odpowiadał na komentarze. Zdecydowanie lepiej jest zadania związane z tym powierzyć WA.

Obsługa sklepu i portalu aukcyjnego

Obsługa sklepu internetowego wymaga sporo pracy. Publikowanie produktów, zarządzanie zamówieniami, przygotowywanie etykiet i faktur do wydruku a także odpowiadanie na zapytania klientów to zadania, które może wykonywać WA. Dzięki temu przedsiębiorca może skupić się na prowadzeniu swojego biznesu.

W końcu nie wystarczy tylko obsługiwać sklep – trzeba jeszcze przygotowywać paczki, nadawać je, zamawiać towar, monitorować stany magazynowe, rozpatrywać reklamacje, przyjmować zwroty, prowadzić księgowość… Obowiązków jest mnóstwo, więc część z nich warto oddelegować.

You are currently viewing Czym zajmuje się Wirtualna Asystentka? Poznaj najważniejsze zadania Wirtualnej Asystentki

Dodaj komentarz