Planowanie dnia na pewno nie należy do łatwych zadań. Nie ma sensu się oszukiwać. Przygotowanie dobrego planu jest ważne, bo umożliwia utrzymanie porządku w swoich działaniach. To z kolei oznacza bardziej efektywną pracę, czyli lepiej wykorzystany czas przeznaczony na pracę. Nie lubisz zapominać o swoich obowiązkach? Nie chcesz obudzić się z ręką w nocniku, bo powinnaś załatwić coś już dawno temu, ale o tym zapomniałaś? Wystarczy planować!

Dlaczego warto planować dzień?

Czy masz wrażenie, że czas ucieka Ci pomiędzy palcami? Że wstajesz rano pełna energii, ale zanim zabierzesz się za robotę, to ta siła gdzieś znika? A może masz tyle na głowie, że nie wiesz, od czego zacząć?

To naturalne, że bez planu dnia możesz czuć się zagubiona. To tak jak gdybyś jechała na drugi koniec świata bez mapy. Da się, ale po drodze bardzo się namęczysz, zmarnujesz mnóstwo czasu i stracisz sporo sił. Po co? Nie lepiej byłoby jechać z GPSem, aktualnym pakietem map i wyznaczoną już trasą?

Planowanie pomaga nie tylko utrzymać porządek, ale w ogóle go stworzyć. Dzięki niemu wiesz, co Cię dzisiaj czeka i możesz rozsądnie dysponować swoimi zasobami — czasem i energią. Jeśli masz plan, to możesz:

• łatwo zadecydować, czym zajmiesz się w pierwszej kolejności,
• wyznaczyć priorytety,
• oddzielić sprawy osobiste od zawodowych,
• przypomnieć sobie o zdarzeniach cyklicznych albo rzadkich,
• upewnić się, że wszystko masz pod kontrolą.

Planowanie jest trudniejsze, niż się wydaje na pierwszy rzut oka. Na szczęście można się go nauczyć. Wystarczy tylko ćwiczyć. Jeśli masz kartkę, ołówek i dobre chęci, to na pewno nauczysz się planować swój czas.

Co powinno znaleźć się w planie dnia?

Nie ma jednej recepty na to co powinno znaleźć się w planie dnia. To Ty decydujesz, co jest dla Ciebie na tyle ważne, że chcesz to zapisać. Przede wszystkim musisz pamiętać, by skupić się na tym, co ma dla Ciebie największe znaczenie, a później przechodzić do zadań o niższym priorytecie. Nie oznacza to jednak, że masz je całkiem pomijać.

W planie dnia powinno znaleźć się miejsce na zapiski zawodowe i prywatne. Jeśli jesteś Wirtualną Asystentką, to na pewno wiesz dobrze, że musisz umiejętnie żonglować swoimi obowiązkami, by je ze sobą łączyć. Z tego powodu Twoja lista zadań pewnie będzie dość długa i rozbudowana. Nie powinnaś jednak się tym zbytnio przerażać. Zaraz pokażę Ci, jak uporządkować zadania i co zrobić, by lista była wykonalna.

W planie dnia możesz zapisać wszystko, co tylko przyjdzie Ci do głowy. Pamiętaj, że na początek tworzysz dopiero pierwszą wersję, która potem ulegnie jeszcze wielu zmianom. Możesz więc wpisać na listę takie rzeczy jak:

• zadania dla klientów,
• listę zakupów,
• umycie łazienki,
• umówienie się do fryzjera,
• powtórzenie z dzieckiem tabliczki mnożenia.

Na takiej liście możesz zamieścić wszystko, o czym nie chcesz zapomnieć… a później spójrz na swoją listę chłodnym okiem i wykreśl z niej wszystko, o czym i tak będziesz pamiętać albo nie ma to żadnego znaczenia. Jeśli wpisanie danego punktu na listę zajmuje więcej czasu niż jego wykonanie, to równie dobrze możesz załatwić sprawę od razu. Zobaczysz, że jeśli podejdziesz do sprawy w ten sposób, to Twoja lista szybko się skurczy, a Ty część rzeczy po prostu zrobisz od ręki.

Kiedy najlepiej planować?

Najlepiej jest planować wieczorem. Kiedy już zrobisz wszystko, co musiałaś i szykujesz się do snu, możesz chwilę poświęcić na zaplanowanie następnego dnia. To rozwiązanie ma kilka zalet.

Po pierwsze, będziesz spać spokojniej, bo nie będą krążyły Ci po głowie myśli o tym wszystkim, co masz zrobić, ale nie zrobisz, bo na pewno zapomnisz. Takie myśli mogą zakłócić odpoczynek, na który zasłużyłaś.

Po drugie… rano wszystko wygląda inaczej. Mogę się założyć, że kiedy spojrzysz na swoją listę rano, to będzie Ci dużo łatwiej ustosunkować się do umieszczonych na niej zadań. Nabierzesz dystansu, który pozwoli Ci wyznaczyć priorytety i ustawić zadania w odpowiedniej kolejności.

Czy umycie szafek w kuchni jest równie ważne jak grafiki dla klienta? Co powinno być wykonane wcześniej? Czy wiążą Cię jakieś konkretne dead line’y? A może komuś coś obiecałaś i musisz teraz się wywiązać z danego słowa?

Zastanów się nad tym dobrze, bo to powinno zadecydować o tym, które z zadań będą najważniejsze na Twojej liście.

Z czego korzystać do planowania?

Planować można na wiele sposobów. Możesz założyć piękny bullet journal, w którym będziesz kaligrafować, rysować i przyklejać naklejki. Takie notesy wyglądają pięknie… o ile ktoś ma czas na taką zabawę. Alternatywą dla nich są plannery, w których można wpisywać własne notatki czy tworzyć listy, choć nie muszą one być już tak ozdobne jak bullet journal. Plannery są dostępne w tysiącach wariantów, więc nawet jeśli masz jakieś szczególne potrzeby i oczekiwania, to jest duża szansa, że znajdziesz model właściwy dla siebie. Jeśli nie — możesz go sobie sama zaprojektować i wydrukować. Jeśli Twoja praca jest bardzo specyficzna, to czasami to jest najlepsza opcja.

By efektywnie planować, możesz też korzystać z kalendarza. Najlepiej sprawdzają się te książkowe. Ja zwykle korzystam z kalendarza dziennego z sobotami i niedzielami na osobnych stronach. Dlaczego to zaznaczam? Bo pracuję także w weekendy, a większość kalendarzy te dwa dni umieszcza na jednej stronie. To z kolei oznacza trochę zbyt mało miejsca na notatki.

Bardzo ważne jest jednak to, że planować możesz też w zwykłym zeszycie albo na pojedynczych kartkach. Zwykle, kiedy tworzę pierwszą listę zadań (z których 90% wypada), to piszę ją na kartce zadrukowanej wcześniej z jednej strony. Chyba w każdym domu jest sporo takiego papieru, który można jeszcze wykorzystać i warto to robić.

Oczywiście jest też sporo narzędzi, cyfrowych, które umożliwiają planowanie. Je jednak polecałabym do zapisywania gotowego już planu. Jakoś wątpię, czy byłoby Ci wygodnie tworzyć tę pierwszą wersję listy zadań bezpośrednio w programie. Pisanie na papierze uruchamia kreatywną półkulę mózgu, więc można też założyć, że pozwala na stworzenie bardziej rozbudowanej listy.

Jeśli chodzi o planowanie cyfrowe, to szczególnie przyjrzyj się, co mają Ci do zaoferowania:

• Asana,
• Trello,
• Nozbe,
• kalendarz Google.

Nie wykonałam planu!!! I co teraz?

Na pewno nie będziesz wyrabiać się codziennie ze zrobieniem wszystkich zadań z listy. O to mogę się założyć. Po prostu czasami dzieje się coś, czego nie przewidzisz, co całkowicie rozreguluje Twój dzień. Innym razem jakieś zadanie może zająć Ci dużo więcej czasu, niż planowałaś na nie przeznaczyć. Możesz też po prostu nie mieć ochoty tego konkretnego dnia na robienie czegokolwiek. I to też jest w porządku! To Ty znasz swoje zadania i jesteś w stanie ocenić, czy możesz pozwolić sobie na odrobinę wolnego czasu. Jeśli obowiązki Cię nie gonią, to możesz z niektórych zrezygnować albo zmienić termin ich wykonania.

Co się stanie, jeśli nie wyrobisz się ze wszystkim z listy?

Nic.

Świat się nie zawali. Wszystko będzie po staremu.

Zadania, których nie wykonałaś, po prostu przejdą na kolejny dzień albo inny termin, w którym będziesz miała czas. Planuj elastycznie. Twój plan to tylko wskazówki. Bądź dla siebie dobra, planuj realnie i nie denerwuj się, jeśli na zawsze wszystko przebiega zgodnie z Twoimi założeniami.