Opis odcinka

To trzeci odcinek podcastu i videoblogu o tej samej nazwie – Krótka piłka z Dobrą Robotą. To seria krótkich odpowiedzi na pytania najczęściej zadawane przez przyszłe i początkujące Wirtualne Asystentki. Dzięki nim będziesz mogła szybciej zacząć zarabiać w tej branży.

W tym odcinku odpowiemy sobie na pytanie: Czy każdy może zostać Wirtualną Asystentką?

Nie będzie zaskoczeń. Nie każdy może być WA. Tak samo jak nie każdy może być pilotem śmigłowca.

Zastanowimy się też, jakie cechy powinna mieć osoba, która chce być Wirtualną Asystentkę i co łączy WA z krawcową.

Music by Audionautix.com.

Jeśli wolisz, możesz też słuchać go na Spotify, Google Podcasts i RadioPublic.

Transkrypcja

Cześć, mam na imię Justyna i robię Dobrą Robotę.

Zapraszam Cię na trzeci już odcinek mojego videobloga i podcastu o tej samej nazwie, czyli Krótka piłka z Dobrą Robotą. To seria krótkich i konkretnych odpowiedzi na pytania najczęściej zadawane przez przyszłe i początkujące Wirtualne Asystentki, a te nagrania mają za zadanie pomóc Ci szybciej wystartować w zawodzie i w końcu zarabiać konkretne pieniądze jako Wirtualna Asystentka.

W tym odcinku zastanowimy się nad tym, czy każdy może zostać Wirtualną Asystentką.

Na to pytanie odpowiem krótko: nie. Nie każdy może zostać Wirtualną Asystentką. Tak samo jak nie każdy może zostać pilotem śmigłowca, lekarzem, kucharzem, czy nawet sprzedawcą. Nie każdy może też być nauczycielem, nie każdy może być kierowcą autobusu. Do tego zawodu także trzeba mieć predyspozycje. To nie jest tak, że jeżeli nie wiesz co robić w życiu, to znaczy, że powinnaś zostać Wirtualną Asystentką. Dlatego właśnie kiedy widzę na Facebooku mój ulubiony typ postów, których autorki po prostu piszą, że z różnych względów nie mogą pracować w sposób, w jaki pracowały wcześniej, czyli np. straciły pracę przez COVID albo chcą zostać w domu z dzieckiem po jego urodzeniu. I tak naprawdę w tym ogłoszeniu one wrzucają tylko post, że nie mogą pracować i co mogłyby robić. I szukają inspiracji. Pod każdym takim postem zawsze pojawi się hasło: „hej, zostań Wirtualną Asystentką!”. I od takich odpowiedzi po prostu swędzą mnie zęby. Bo to tak nie działa. Jeżeli autorka postu właściwie nie pisze nic o swoich umiejętnościach i nic o swoich zdolnościach, to dlaczego zakładamy, że akurat Wirtualna Asysta będzie dla niej. Dlaczego idziemy w tym kierunku? Dlaczego nikt nie proponuje, że: „hej, nie wiesz co robić? Może zostań lekarzem?”. Nikt tak nie pisze. Ale Wirtualną Asystentką już jak najbardziej.

To wcale tak nie działa. I takie porady właściwie nie są za wiele warte i myślę, że właściwie nic nie zmienią. Zupełnie inaczej to wygląda, jeżeli to jest też po prostu, jeżeli ktoś mówi: „hej, a może sprawdź/zainteresuj się/sprawdź, czy Wirtualna Asysta jest dla Ciebie”. Ale to jest zupełnie inny wydźwięk zdania. Bo to jest wtedy tylko sugestia, a nie napisanie po prostu: „hej, zostań WA, bo przecież to jest praca dla każdego”. No to tak nie działa. To pokazuje skrajne niezrozumienie tego zawodu.

To nie jest tak, że jeżeli nie masz, co robić w życiu to powinnaś zostać Wirtualną Asystentką, więc jeśli jesteś tutaj i słuchasz mnie i myślisz o zostaniu Wirtualną Asystentką, tylko dlatego, że nie masz żadnego pomysłu na siebie, to powinnaś sobie w tym momencie już dać spokój. Bo nie znajdziesz tutaj niczego dla siebie.

Wirtualna Asystentka musi mieć wiele różnych kompetencji i umiejętności. Tak naprawdę to jest jedna osoba, która musi mieć do pewnego stopnia kompetencje: copywritera, grafika, specjalisty od mediów społecznościowych, często od reklamy, musi też być montażystą, transkrybentem, redaktorem, niejednokrotnie korektorem, czasami programistą, projektantem stron, do tego jeszcze coachem i bardzo dobrym sprzedawcą. I czasami tych kompetencji jest naprawdę dużo, które muszą się skupić w obrębie jednej osoby. Nie każdy może sobie z tym poradzić. Bo nie każdy potrafi tak bardzo rozproszyć swoją uwagę, żeby potrafić wykazywać zdolności z tylu różnych obszarów. Bo tutaj oprócz tych kompetencji konieczna jest też terminowość, konieczna jest umiejętność szybkiego i konkretnego wyrażania swoich myśli, tutaj jest też bardzo ważne, że te myśli muszą także być wyrażane na piśmie. W końcu z klientami w dużej mierze rozmawiamy poprzez wymianę maili czy na jakichkolwiek komunikatorach. Więc jeżeli nie potrafisz pisać jasno, składnie i dobrze, to Twój klient nie zrozumie, o co Ci chodzi.

To wszystko oznacza, że Wirtualna Asystentka powinna mieć w rzeczywistości takie umiejętności, jak tradycyjna asystentka. Przecież to nie jest zawód, który wziął się z powietrza. Który wziął się znikąd. Tylko Wirtualna Asystentka jest ewolucją znanych już wcześniej profesji. To jest tak naprawdę połączenie sekretarki, asystentki, ale przeniesione do współczesności. No oczywiście zmieniły się narzędzia, jakimi posługuje się taka asystentka, ale wciąż między Wirtualną Asystentką a asystentką, sekretarką, a asystentką zarządu są bardzo poważne podobieństwa.

Zresztą pomyślmy na przykład, jak wyglądała praca krawcowej, powiedzmy na początku XIX wieku. Profesjonalne maszyny do szycia były duże i były drogie, więc znajdowały się w jakichś szwalniach, w jakichś takich halach, w których rzeczywiście kobiety wyłącznie na nich szyły. Więc krawcowa musiała przyjść do pracy i w wyznaczonych godzinach korzystać z tych maszyn. Obecnie krawcowa też może pracować w domu. Maszyna jest mała, tania, jest prosta w obsłudze, więc w tej chwili można ją kupić za kilkaset złotych. Więc tak naprawdę każda krawcowa może mieć swoją maszynę u siebie w domu i może wykonywać zlecenia bezpośrednio u siebie w domu.

I dokładnie tak samo jest z asystentkami. Kiedyś musiały chodzić do biura i siedzieć przy maszynie do pisania w biurze. W tej chwili nie musimy tego robić. Mamy laptopy, mamy komputery, mamy internet, mamy LTE, mamy tablety. Nie musimy siedzieć w biurach i być zamknięte w czterech ścianach, żeby wykonywać swoje obowiązki. Po prostu weszliśmy w świat online i Wirtualna Asystentka jest silnie z nim związana, więc w gruncie rzeczy Wirtualna Asystentka powinna wykazywać się podobnymi cechami, jak asystentka, która pracuje stacjonarnie.

Więc czy każdy może zostać Wirtualną Asystentką? No nie.

I nie chcę Cię zostawiać z taką prostą odpowiedzią, bo rzeczywistość nigdy nie jest wyłącznie czarno-biała i właściwie na prawie żadne pytanie nie można odpowiedzieć po prostu „tak” lub po prostu „nie”… więc możemy się za to skupić nad tym, jakie cechy powinna wykazywać Wirtualna Asystentka.

Jaka powinna być osoba, która chce być Wirtualną Asystentką?

Dla mnie najważniejsza jest – przynajmniej w moim odczuciu najważniejsza jest – uczciwość takiej osoby. Bo jeżeli pracuje się zdalnie, to trzeba potrafić zbudować zaufanie. Klient musi Ci ufać, klient musi wiedzieć, że jeżeli twierdzisz, że nad daną pracą spędziłaś pięć godzin, to rzeczywiście je spędziłaś. Klient musi Ci ufać, jeżeli nie jesteś osobą wiarygodną, nie jesteś osobą uczciwą, no to po prostu klientów mieć nie będziesz. Kolejna sprawa to odpowiedzialność i terminowość. Nie czarujmy się, ale jeżeli pracujesz dla kogoś, kto ma własną firmę, to tę osobę terminy bardzo interesują. Dla niej są wiążące, więc dla Ciebie jako asystentki też powinny być wiążące. Więc jeżeli mówisz, że coś będzie na piątek, to na piątek po prostu być musi. Bardzo dobrze, jeżeli Wirtualna Asystentka jest proaktywna. To musi być osoba, która nie boi się wychodzić z inicjatywą. Która nie boi się odezwać, jeżeli widzi, że coś się dzieje nie w porządku. Jeżeli jej doświadczenie mówi inaczej, niż to, co robi w danej chwili. Oczywiście, że ostateczna decyzja co do tego co będzie i jak będzie zrobione, zależy od klienta, ale asystentka powinna nie bać się odezwać i powiedzieć, że zgodnie z jej doświadczeniem ona zrobiłaby to inaczej. A nuż podpowie, może akurat klient nie wiedział, że istnieje inne rozwiązanie problemu. Że istnieje prostsza droga. Zawsze to jest naprawdę duży plus, jeżeli ta asystentka potrafi się wykazać, i potrafi dać coś z siebie. To znaczy, że ta asystentka powinna też proponować potencjalne rozwiązania, szukać ich. Czyli mieć niezbędną wiedzę, albo po prostu wiedzieć gdzie szukać odpowiedzi. I tego nie można się nauczyć na żadnym kursie. Nie ma kursów z tego, gdzie szukać odpowiedzi na pytania, które może zadać klient. Takich kursów jeszcze nie ma, być może będą, ale w tej chwili ich na pewno nie ma.

Wydaje mi się, że ogólnie to wszystko, co Wirtualna Asystentka powinna potrafić, przynajmniej na początku swojej drogi. To nie są niewiarygodne wymagania, które strasznie trudno spełnić. Od Wirtualnej Asystentki nie oczekuje się tego, że będzie mówiła wspak po japońsku, ale się oczekuje tego, że będzie odpowiedzialna. I jestem przekonana, że te wymienione tutaj cechy może mieć wiele osób, które nawet nie zdają sobie z tego sprawy.

Myślę, że naprawdę dużo osób ma predyspozycje, żeby zostać Wirtualną Asystentką, ale bardzo niewiele z nich zostaje dobrze zarabiającą i profesjonalną Wirtualną Asystentką. I dlaczego? Bo jest jeszcze jedna bardzo ważna cecha, która odróżnia zwykłą Wirtualną Asystentkę, od takiej, która dobrze zarabia i potrafi się utrzymać na rynku. To jest umiejętność prowadzenia biznesu. Wirtualna Asystentka też jest przedsiębiorcą. No nie możemy o tym zapominać, więc musi mieć umiejętność tego, żeby potrafić nawiązywać kontakt z klientem, musi potrafić prowadzić swój własny biznes i musi wiedzieć też, jak prowadzić własne działania marketingowe. I co jeszcze trudniejsze – ona to wszystko musi łączyć z prowadzeniem i wspieraniem biznesów swoich klientów. Oznacza to, że ma naprawdę dużo na głowie i żyłka przedsiębiorcy, co jest prawdziwa rzadkość, ale można ją w sobie i wykształcić, i wypielęgnować. Tylko że to oznacza, że nie można zapominać o własnym rozwoju i o rozwoju swojej działalności.

W takim razie Wirtualna Asystentka musi też być bardzo ambitna i zdyscyplinowana, bo ona musi sama czuwać nad swoim własnym rozwojem i sama pamiętać, że nie może go zaniedbać. W tej chwili no to nie jest tak trudne, jak jeszcze kilkanaście lat temu. W tej chwili w internecie jest mnóstwo ekspertów, którzy dzielą się swoją wiedzą na temat biznesu, marki i zarządzania firmą, ale i trzeba z tej wiedzy korzystać i trzeba na nią wygospodarować czas. Więc jeśli chcesz być nie tylko Wirtualną Asystentką, ale zarabiającą Wirtualną Asystentką to musisz pamiętać o rozwoju swojej firmy.

W następnym odcinku porozmawiamy o 5 rzeczach, o których musisz wiedzieć, zanim jeszcze zdecydujesz się zostać Wirtualną Asystentką. Mam nadzieję, że się wtedy usłyszymy, a na dziś dziękuję, że byłaś ze mną do końca i do usłyszenia.