Opis odcinka

To drugi odcinek podcastu i videoblogu o tej samej nazwie – Krótka piłka z Dobrą Robotą. To seria krótkich odpowiedzi na pytania najczęściej zadawane przez przyszłe i początkujące Wirtualne Asystentki. Dzięki nim będziesz mogła szybciej zacząć zarabiać w tej branży.

W tym odcinku opowiem Ci o błędach, których nigdy nie popełniają profesjonalne Wirtualne Asystentki. To trzy drobiazgi, które pozwolą w kilka chwil odróżnić profesjonalistkę od kogoś, kto tylko wygląda profesjonalnie. 

Music by Audionautix.com.

Jeśli wolisz, możesz też słuchać go na Spotify, Google Podcasts i RadioPublic.

Transkrypcja

Cześć, mam na imię Justyna i robię Dobrą Robotę.

Witam Cię w drugim odcinku mojego videobloga i podcastu o tej samej nazwie, czyli Krótka piłka z Dobrą Robotą. To seria krótkich i konkretnych odpowiedzi na pytania, które najczęściej zadają początkujące Wirtualne Asystentki. Dzięki nim szybciej zaczniesz zarabiać w zawodzie.

Dzisiaj zastanowimy się nad błędami, jakich nie popełniają profesjonalne Wirtualne Asystentki. Może się wydawać, że to drobiazgi, ale w rzeczywistości to właśnie dzięki tym drobiazgom można rozróżnić profesjonalistkę od kogoś, kto tylko aspiruje do tego miana.

Przechodźmy do konkretów.

Pierwszy błąd, o jakim chciałabym porozmawiać to zostawianie klienta bez informacji. To nie dostarczenie mu wystarczającej ilości informacji, żeby on mógł dobrze zrozumieć co się w tej chwili dzieje. Profesjonalna Wirtualna Asystentka zawsze wyjaśnia klientowi, co robi i dlaczego to robi. Dzięki temu można uniknąć wielu nieporozumień i przy okazji też klient wie, że bierze udział w projekcie i jest większa szansa na to, że będzie zadowolony z efektów, bo będzie na bieżąco zorientowany w tym co się dzieje. Czyli dzięki temu będzie mógł na bieżąco wpływać na wygląd projektu i będzie mógł w odpowiednim momencie zareagować jeżeli coś będzie nie wyglądało tak, jakby tego oczekiwał. Tutaj najprościej jest po prostu regularnie raportować postępy pracy. Pokazywać. Można na przykład ustalić sobie, że raz w tygodniu albo raz na dwa trzy dni klient będzie otrzymywał takie uaktualnienie wiadomości na temat postępu prac. Że będzie poinformowany o tym co już zrobiłaś I co planujesz robić dalej w następnych godzinach, następnych dniach. dzięki temu on będzie miał doskonałe poczucie tego, że trzyma rękę na pulsie i że wie, co się dzieje i że jak A co płaci swojej asystentce. Tutaj też trzeba wspomnieć o klątwie wiedzy, która działa w obie strony. Bo może ona dotykać i klienta i asystentkę.

A to wszystko prowadzi do po prostu nieporozumień, bo jeżeli dla asystentki wszystko jest oczywiste i dla klienta jest wszystko oczywiste, to znaczy, że nie rozmawiają ze sobą wystarczająco. W takim wypadku może dojść do nieporozumienia a finalny projekt będzie po prostu klapą. W takim wypadku najlepiej jest zrobić wszystko, co możliwe, żeby uniknąć tych nieporozumień i żeby uniknąć klątwy wiedzę. Oznacza to, że jako wirtualna asystentka powinnaś tłumaczyć swojemu klientowi nawet rzeczy, które uważasz za oczywiste. Że powinnaś pytać, czy aby na pewno wszystko na tym etapie jest dla niego jasne i zrozumiałe. Możesz też wpływać na to jak dobrze rozumiesz to co mówi do ciebie klient. najprościej i najbardziej znaną metodą jest po prostu powtarzanie pytań klienta, powtarzanie jego zleceń. Jeżeli klient zleca Ci przygotowanie grafik do mediów społecznościowych, Możesz zapytać, czy w takim razie chcesz, żebym zrobiła zdjęcia na Facebooka i obszar pytanie właściwie to samo czy bardzo podobny, ale jest zużyte inne słownictwo i w tym wypadku klient ma szansę zareagować i powiedzieć Ci, że wcale nie chodziło o Facebooka, a chodziło Instagram i że w sumie to nie chodziło o zdjęcia, chodziło o przygotowanie infografik i tak dalej i tak dalej. I w ten sposób powtarzają jego pytanie innymi słowami, Możesz łatwo uszczegółowić zlecenie i łatwo dowiedzieć się, o co tak właściwie chodziło. W tej sytuacji może też się okazać, że dowiesz się tego, że klient gdzieś się też nie pomylił, bo przecież może się zdarzyć, tak że klient złoży zlecenie z rozpędu. Po prostu myślałem gdzieś tam o czymś innym, równocześnie rozmawiał z Tobą i coś nie do końca przekazał Ci tak, jak sam chciał. I w tym momencie zadając pytanie pomocnicze, możesz pomóc mu wpaść na to, że nie o to chodziło. To nie jest ten efekt, który chciały osiągnąć. Także klątwa wiedzy działa w dwie strony i trzeba być tego świadomym. Niestety jako asystentka nie masz wpływu na to czy twój klient będzie unikał klątwy wiedzy i czy w ogóle wie o jej istnieniu. Dlatego też musisz zrobić wszystko, co w Twoich siłach, żeby samej nie wpaść w tę klątwę.

Drugi błąd, którego nie popełniają profesjonalistki to brak podpisanej umowy. Umowa o współpracy jest podstawowym dokumentem, na którego bazie pracuje się z klientem i ona zawsze powinna być podpisana, bo to właśnie ta umowa jest gwarancją bezpieczeństwa dla obu stron zlecenia. W umowie są zawarte takie informacje jak to do kiedy praca zostanie wykonana czy przysługują poprawki, czy też one nie przysługują, czy materiały dostarczę klient, czy też wszystko ma zrobić asystentka od zera. Też opisany jest tam w sposób płatności sposób rozliczenia się, który powinien interesować obie strony. W takim wypadku podpisanie umowy jest właściwie koniecznością, chyba że chcesz mieć pecha i trafić na nieuczciwego klienta, który Ci po prostu nie zapłaci. Równocześnie wiele zleceń Wirtualnych Asystentek jest na tyle mało kosztowne, że ściganie o odzyskanie należności może kosztować cię więcej nerwów i więcej pieniędzy niż to ile rzeczywiście odzyskasz pieniędzy. Więc najprościej jest po prostu podpisywać umowę. I profesjonalistki to robią. Profesjonalistki nie współpracują nigdy po prostu na dobre słowo. Zawsze podpisują umowę. I dla obu stron umowy — i dla Wirtualnej Asystentki i dla zleceniodawcy brak chęci podpisania umowy powinien być tym, co zapala czerwoną lampkę. Umowa jest ważna i po prostu powinno się ją podpisywać.

Trzeci błąd, o jakim chciałabym dzisiaj Ci opowiedzieć to zatrzymanie się we własnym rozwoju. Jak pewnie już widzisz, branża Wirtualnych Asystentek jest bardzo dynamiczna i bardzo intensywnie się rozwija. Zapotrzebowanie na usługi Wirtualnych Asystentek wciąż rośnie i najprawdopodobniej będzie rosło, bo — spójrzmy prawdzie w oczy — sytuacja pandemiczna pokazała nam, że Wirtualne Asystentki są potrzebne, bo coraz więcej biznesów przenosi się ze świata rzeczywistego w online. Nie można się temu dziwić, bo okazało się, że online jest bardziej odporny na zagrożenie niż sklepy stacjonarne. W takim wypadku Wirtualne Asystentki są po prostu potrzebne. Tutaj jednak jest ważne to żeby dostosowywać swoje usługi i swoje umiejętności do tego czego rzeczywiście wymaga rynek. Bo to się zmienia. Parę lat temu potrzebne było pisanie tekstów preclowych, które tak naprawdę nie miały żadnej szczególnej jakości, żadnego szczególnego przesłania, a jedynie były pisane dla wyszukiwarek. Obecnie takich tekstów się prawie już nie pisze więc wirtualna asystentka, która posiadałaby umiejętność pisania tych tekstów, właściwie nie ma już co zaoferować swoim klientom. No właśnie. Dlatego bardzo ważny jest rozwój. Jest obserwowanie tego co się dzieje. Tego, jakie tendencje są i czego warto się nauczyć, żeby być ciągle na bieżąco i żeby ciągle móc oferować swoim klientom to, czego najprawdopodobniej właśnie poszukują. Przykładem mogą też być podcasty, które kilka lat temu właściwie raczkowały, a obecnie są bardzo popularne więc tak Wirtualna Asystentki, której już się nauczyły tego jak montować filmy, jak pracować z dźwiękiem, jak publikować podcasty i te, które się dopiero tego uczą, już odpowiadają nowoczesnej i najnowszej potrzebie rynku. Być może jest więcej takich pól i obszarów, w których można się rozwijać po to, żeby wyprzedzić konkurencję i móc swoim klientom oferować i jakąś bardzo ciekawą i równocześnie przyszłościową usługę. Tyle że tutaj ze wszystkim stoi rozwój. Nie można stwierdzić „Hm, umiem już wszystko, czego chciałam i niczego więcej nie muszę się uczyć. Teraz już tylko będą odcinać kupony od tego czego się nauczyłam”. To tak nie działa. W tej branży trzeba się rozwijać, trzeba brać udział w kursach i trzeba brać udział w różnego rodzaju webinariach, spotkaniach, sympozjach konferencjach trzeba być po prostu na bieżąco i trzeba aktywnie uczestniczyć w życiu branży po to, żeby właśnie móc śledzić najnowsze trendy i wiedzieć, w jakim kierunku warto się rozwijać. Oczywiście nie chodzi o to, żeby rozwijać się we wszystkim. Chodzi o to, żeby rozwijać się w tych polach, które pasują do tego, jakie masz wyobrażenie własnego biznesu. Jeżeli wiesz, że nie będziesz nigdy w życiu robiła podcastów i nie będziesz pracowała przy nich, bo twoją mocną stroną jest tworzenie tekstów pisanych no to nie sensu, żebyś szła w tym kierunku. Ale za to powinnaś rozwijać się w kierunku pisania coraz lepszych tekstów i w kierunku rozwijania tych umiejętności, na których Ci najbardziej zależy.

W takim razie omówiliśmy sobie trzy najważniejsze błędy Wirtualnych Asystentek, których profesjonalistki nie popełniają, czyli

• zostawianie klienta bez informacji,
• brak podpisywania umowy
• i zatrzymanie się we własnym rozwoju.

W następnym spotkaniu będziemy rozmawiać o tym, czy każdy może zostać Wirtualną Asystentką

Dziękuję, że byłaś ze mną do końca i do usłyszenia.